بهره گیری از نرم افزار مدیریت مرکز تماس مناسب، بسیار مهم و با اهمیت می باشد، چنانچه اگر از مرکز تماسی با قابلیت های محدود استفاده شود، مشکلات بسیاری برای مجموعه به وجود خواهد آمد، بنابراین بهتر است از بهترین و کاربردی ترین نرم افزار مدیریت مرکز تماس استفاده شود و اگر چنانچه شناخت و اطلاعات کافی نسبت به نرم افزار های مدیریت مرکز تماس ندارید، بهتر است از مشاوران و کارشناسان مهار و با تجربه جهت انتخاب بهترین محصول مشورت بگیرید و بهترین و کاربردی ترین نرم افزار را برای مرکز تماس خود انتخاب کنید.
مدیریت مرکز تماس ها برای سازمان ها و مراکز وسیع
سازمان ها و مراکز تماس با استفاده از نرم افزار مدیریت مرکز تماس، تماس های ورودی و خروجی و تماس های داخلی سازمان را مدیریت می کنند.
انتخاب اینکه کدام نرم افزار، کارایی بیشتری نسبت به سایر نرم افزار ها دارد، کاری بسیار دشوار و مشکلی می باشد، بهتر است قبل از خرید نرم افزار مدیریت مرکز تماس از کارشناسان و مشاوران با تجربه در زمینه انتخاب و خرید کمک بگیرید. امکانات و تجهیزات مورد نیاز را بررسی کرده و در نهایت بهترین گزینه را انتخاب کنید. با توجه به سخت افزار های سازمان خود در خواست مشاوره و راهنمایی کنید تا مناسب ترین مرکز تلفن را برای سازمان خود انتخاب و خریداری کنید.
راه اندازی، آموزش و استفاده از نرم افزار مدیریت تماس
برای اینکه مراکز تماس، بعد از خرید نرم افزار مدیریت مرکز تماس، بتوانند عملکرد مناسبی از خود ارائه دهند، نیاز هست آموزش هایی نظیر نحوه دریافت اطلاعات یا ورود اطلاعات به نرم افزار به کارکنان اپراتور های مرکز تماس آموزش داده شود، اگر چنانچه به کارکنان مراکز تماس آموزش های لازم در رابطه با نرم افزار مدیریت مرکز تماس، داده نشود، مراکز تماس نمی تواند عملکرد مناسبی از خود ارائه دهند و دچار مشکلات و آسیب های بسیاری خواهد شد. عدم برقراری ارتباط مؤثر با مشتری و پاسخ دهی مناسب یکی از مواردی است که لزوم استفاده حرفه ای از مرکز تماس را الزامی می سازد.
توانمندی های نرم افزار مدیریت مرکز تماس
نرم افزار های مدیریت مرکز تماس توانمندی های مختلفی دارند و در هنگام خرید نرم افزار مدیریت مرکز تماس بهتر است، توانمندی های نرم افزار های مختلف را با یکدیگر بسنجید و نرم افزاری را که توانمندی بیشتر و کارایی بیشتری برای مرکز تماس شما دارد را انتخاب و خرید کنید، از جمله متداول ترین توانمندی های نرم افزار با کیفیت و جامع برای مدیریت مرکز تماس عبارت اند از:
1- اعلام نوبت و زمان انتظار برای اتصال به اپراتور ها به مشتریان و مخاطبان:
زمانی که مشتریان و مخاطبان مراکز تماس بخواهند با کارکنان اپراتور ها تماس برقرار کنند، مدتی زمانی را باید در صف انتظار بماند تا بتوانند با کارکنان اپراتور ها صحبت کنند و اگر مشتریان و مخاطبان ندانند، که تا چه زمان و بعد از چند نفر نوبت به آنان برای صحبت می رسد، دچار سردرگمی و اعصاب خوردی خواهند شد و در نهایت این امر نارضایتی مشتریان و مخاطبان را در پی دارد، که باعث به وجود آمد آسیب ها و مشکلاتی برای مراکز تماس خواهد شد.
از جمله این مشکلات کاهش شدید مشتریان و مخاطبان می باشد، اما معمولا بیشتر نرم افزار های مدیریت مرکز تماس این قابلیت را دارند که در اوایل تماس مشتریان و مخاطبان به آنان اطلاع دهند که چه مقدار زمان طول می کشد، با اپراتور ها ارتباط برقرار کنند، همچنین بیشتر نرم افزار ها علاوه بر گفتن زمان انتظار شماره نوبت را نیز به مشتریان و مخاطبان اطلاع می دهند، که در نتیجه این کارها به آرامش بیشتر مشتریان و مخاطبان و رضایت آنان می انجامد که این امر به نفع مراکز تماس می باشد.
2- انتشار پیام های اطلاع رسانی و تبلیغات:
علاوه بر قابلیت برون سپاری تماس و مدیریت تعداد زیادی اپراتور که با مجموعه های مختلف برای ترغیب به فروش تماس می گیرند شما می توانید از سایر قابلیت های مرکز تلفن برای بهبود بهره وری استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت مرکز تماس این توانمندی را دارد که در زمانی که مشتریان و مخاطبان در صف انتظار هستن برای ارتباط با اپراتور همانند تلفن گویا برخی از اطلاع رسانی ها را انجام دهند و حتی در بعضی موارد با همین اطلاع رسانی ها مشکل مشتریان و مخاطبان برطرف می شود، همچنین می توان علاوه بر کار اطلاع رسانی ، پیام های تبلیغاتی نیز تا زمان ارتباط مشتریان و مخاطبان با اپراتور ها انجام داد.