قابلیت صف انتظار تماس در سیستم تلفن ویپ

قابلیت صف انتظار تماس در ویپ یک امکان کاربردی و مفید است که توسط مرکز تماس برای مدیریت تماس های ورودی استفاده می شود و مزایایی به همراه دارد. زمانی را تصور کنید که مشتریان بسیاری با شما تماس میگیرند و تعداد اپراتورهای شما برای پاسخگویی به این حجم از تماس کافی نیست. صف انتظار تماس به شما این امکان را میدهد تا تماس های دریافتی را مدیریت کنید به این صورت که به جای اینکه بوق اشغال پخش شود، آن ها را داخل یک صف انتظار قرار میدهد، تا زمانی که یک اپراتور آزاد شود و تماس آنها را به ترتیب پاسخ دهد.

تماس گیرندگان در زمان انتظار موسیقی یا اعلان هایی که شما تدارک دیده اید اعم از آنونس های تبلیغاتی، اطلاع رسانی راجع به کسب و کار شما، تاریخچه شرکت و … را می شنوند. این قابلیت به شما امکان می دهد تا به تعداد بیشتری از مشتریان پاسخ دهید. همچنین تماس گیرندگان مکان خود در صف و زمان تخمینی انتظار خود را می دانند.

مزایای قابلیت صف انتظار تماس در سیستم تلفن ویپ

در ادامه به برخی از مزیت های صف انتظار تماس در سیستم تلفنی ویپ می پردازیم که چگونه به بهبود کسب و کار شما کمک می کند.

• کاهش نرخ تماس های از دست رفته به کمک صف انتظار تماس

اولین مزیت کلیدی صف انتظار تماس این است که به میزان قابل توجهی نرخ افت تماس را به حداقل می رساند. علاوه بر این، از آنجایی که این سیستم داده‌های دقیقی را در مورد زمان تخمینی ارائه میدهد، تماس‌ گیرندگان می‌دانند که مجبور نخواهند بود برای مدت طولانی درانتظار باشند و تماس را قطع نخواهند کرد. علاوه بر این، سرگرم کردن مشتریان با موسیقی شخصی سازی شده یا تبلیغات زمانی که آنها در حالت انتظار هستند، یک راه عالی برای درگیر نگه داشتن تماس‌ گیرندگان و در عین حال تبلیغ طرح‌ها، خدمات و محصولات شما برای آنها است.

• کاهش زمان انتظار و افزایش رضایت مشتری

قابلیت صف انتظارتماس یک روش عالی برای نشان دادن اینست که به مشتریان خود اهمیت می دهید و برای وقت آنها ارزش قائل هستید. با فناوری‌های نوآورانه مرکز تلفن، می‌توانید با کاهش زمان انتظار، رضایت مشتری را افزایش دهید. قابلیت صف انتظار تماس فقط مختص یک بخش از شرکت نیست و هر بخش از شرکت صف جداگانه ای دارد و هر صف اپراتورهای مخصوص خود را دارد که آموزش های لازم را دیده اند. بنابراین در سیستم نوبت دهی تماس، تماس های ورودی به نمایندگان مناسبی که در حل آن موضوع خاص حرفه ای هستند هدایت می شوند. این امر موجب می شود تماس گیرنده با احتمال بیشتری در اولین تماس خود، پاسخ درست و مناسب را دریافت کند که علاوه بر صرفه جویی در وقت و کاهش زمان انتظار دیگر تماس گیرندگان در صف، رضایت و خوشحالی مشتری را نیز به همراه دارد.

• امکان رصد صف انتظار تماس

مدیریت صف تماس همچنین به نظارت و تجزیه و تحلیل مداوم صف های تماس برای کشف راه های موثر برای بهینه سازی آنها و تصمیم گیری های مناسب اشاره دارد. مدیران می توانند صف انتظار تماس را رصد کنند و ببینند کدام اپراتورها مشغول هستند و می توانند مکالمه را شنود کنند و کیفیت پاسخ دهی و عملکرد اپراتورها را بسنجند و همچنین می توانند در صورت لزوم روی خط بیایند و بدون اینکه مشتری متوجه شود با اپراتور صحبت کنند و نکات لازم را یاد آوری کنند.

• قابلیت صف انتظار تماس و بهبود عملکرد اپراتورها

از آنجایی که تماس‌ها به‌ طور خودکار بین همه نمایندگان توزیع می‌شوند، هیچ اپراتوری بیش از حد بارگذاری نمی‌شود. هم چنین مدیران میتوانند با توجه به سیاست های مد نظر خود و همچنین نحوه عملکرد کارکنان، تماس های دریافتی را میان اپراتورها توزیع کنند. به‌علاوه، مسیریابی تماس تضمین می‌کند که نمایندگان فقط به مشتریانی اختصاص داده می‌شوند که سوالاتی دارند که با مهارت یا موقعیت اپراتور هماهنگ است، امکان انتقال تماس را کاهش می‌دهد و از اینکه مشکل تماس گیرنده در اولین تماس رفع شود، اطمینان حاصل میکند.

جمع بندی: در نهایت شما با استفاده از امکانات قابلیت صف انتظار تماس می توانید زمان انتظار تماس را به حداقل برسانید و رضایت خاطر تماس گیرندگان خود را جلب کنید. علاوه براین کیفیت عملکرد اپراتورها نیز را افزایش می دهد و به شرکت ها در ایجاد یک تصویر ذهنی مناسب از برندشان کمک می کند.