سناریو تماس یک امکان اساسی و کاربردی برای مدیریت، هدایت منطقی و کنترل تماس ها در مرکز تلفن است و به شما امکان می دهد مسیرهای تماس را به صورت اختصاصی در سیستم تلفن خود پیاده سازی کنید. مشتریان هنگام تماس با یک شماره معین، ممکن است به یکی از حالت های در حال مکالمه، در دسترس نبودن، بدون پاسخ و … برخورد کنند.
در این مواقع می توانید یک دایل پلن برای تغییر مسیر خودکار تماس‌ها به سایر اهداف مانند پاسخگویی با تلفن همراه، منشی خودکار، خوشامد گویی سفارشی، صف تماس، صندوق پست صوتی و … پیاده سازی کنید.
کسب و کارها بسته به نوع بیزینس و ارتباط با مشتریانشان و ایده هایی که برای بهبود ارتباط با مشتری و افزایش بهره وری خود دارند، سناریو های تماس مختلفی برای مرکز تلفن خود در نظر می گیرند.
بسته به شبکه تلفن یا سیستم تلفن، سناریو تماس می تواند بسیار جامع و پیچیده باشد و طیف وسیعی از تصمیمات در مورد برقراری ارتباط و هدایت تماس می تواند اتخاذ شود. از جمله تعیین می کند که تماس گیرنده به کدام ترمینال منتقل می شود، اگر به تماس پاسخ داده نشد یا خط مشغول است، چه کاری باید انجام شود، برای تماس مشتریان خاص چه رویکردی باید داشته باشیم، چه پیغامی در چه بازه زمانی برای تماس گیرندگان پخش شود.
برای درک بیشتر سناریو تماس به مثال های زیر توجه کنید:
زمانی را تصور کنید که داخلی مورد نظر در دسترس نیست و یا در حال مکالمه است، در این زمان از دست ندادن تماس بسیار مهم است و این موضوعی است که باید در طراحی سناریو تماس در نظر داشت تا تماس به نحوی درست هدایت شود و حفظ شود.
بازخورد مشتری امری بسیار مهم برای اغلب کسب و کارها است پس انتظار می رود که قبل از قطع شدن تماس، سیستم بصورت خودکار نظرسنجی را انجام دهد.
در برخی سازمان ها محدود کردن سطح دسترسی تماس های خروجی کاربران، امری ضروری است. یا مثلا زمانی که تایم کاری شرکت به پایان رسیده یا کارمندان در محل کار حضور نداردند تماس های مهم به موبایل پرسنل وصل شود بدون اینکه فرد تماس گیرنده متوجه شود. طراحی یک سناریو تماس مناسب، راه حلی برای این موارد خواهد بود.
اما پیاده سازی و طراحی یک سناریو تماس با قابلیت های موجود در سیستم تلفنی ویپ، کاری ساده و پیش پا افتاده نیست و پیچیدگی های خاص خود را دارد و گاهی نیز به برنامه نویسی نیاز است. در مرکز تماس سیموتل هدف بر پیاده سازی دایل پلنی کاربر پسند و ساده است که کاربر را درگیر پیچیدگی های تخصصی و کدنویسی نکند و کاربر بتواند به راحتی و با دست باز، سناریو تماس مد نظرش را پیاده سازی کند.
تمامی مثال های ذکر شده و بسیاری دیگر از سناریو های ممکن برای مجموعه شما، توسط دایل پلن سیموتل به سادگی قابل پیاده سازی است.