راه اندازی سیستم تلفنی ویپ (VoIP) تنها در هفت مرحله آسان!

هر روز به تعداد کسب و کارهایی که به راه اندازی سیستم تلفن ویپ voip علاقه نشان می دهند افزوده می شود. صورت حساب های ماهیانه ارزانتر و امکانات پیشرفته این فناوری آن را برای هر حرفه ای جذاب می کند. با این وجود هنوز مشاغلی هستند که در انجام جابجایی از سیستم مخابراتی سنتی به این فناوری مدرن تردید دارند.

آن ها فکر می کنند که هزینه های سخت افزار خیلی گران است. یا اینکه راه اندازی و تنظیم کردن آن کاری زمان بر و چالش برانگیز است، اما اگر ارائه دهنده مناسبی برای خدمات و پشتیبانی از سیستم خود انتخاب کنید، راه اندازی تلفن voip می تواند بدون زحمت خاصی انجام پذیرد. ما در این مقاله، دقیقاً به شما نشان خواهیم داد که چگونه voip را برای کسب و کار خود راه اندازی کنید. هزینه های اولیه خود را کاهش داده و از سیستم ویپ جدید در مرکز تلفن خود بیشترین بهره را ببرید.

با راه اندازی سیستم تلفن ویپ voip از چه ویژگی های منحصر به فردی بهره مند می شوید؟

قبل از اینکه به جزئیات راه اندازی سیستم تلفن ویپ بپردازیم، باید مشخص کنیم چه ویژگی هایی تلفن Voice over Internet Protocol (voip) را از تلفن آنالوگ جدا می کند.

تلفن آنالوگ مستقیما از طریق تلفن ثابت به شبکه تلفنی سوئیچ شده همگانی Public Switched Telephone Network (PSTN) متصل می شود. تماس تلفنی توسط شرکت مخابرات محلی تسهیل می‌ شود. در واقع شما برای برقراری تماس مستقیم تنها به یک دو شاخه یا جک تلفن نیاز دارید. تلفن های IP یا اینترنتی به واسطه ارائه دهنده ویپ، از طریق اینترنت به شبکه تلفن متصل می شوند. صدا را به بسته های کوچک دیجیتالی تبدیل کرده و آن ها را با استفاده از پروتکل اینترنت (IP) منتقل می کند. سپس دیتا سنتر شرکت خدمات رسان سیگنال ها را به آنالوگ تبدیل کرده و از طریق PSTN منتقل می کنند.

تلفن‌ هایی مانند ویپ که بر مبنای SIP کار می کنند، به تلفن ثابت اختصاصی احتیاجی ندارند. بنابراین مقیاس بندی دفتر کار با ویپ آسان تر است. با استفاده از یک سیستم تلفن سنتی برای به اشتراک گذاشتن خدمات تلفن با چندین کارمند، نیاز به طراحی Private Branch Exchange (PBX) خواهید داشت که امری زمان بر و پر هزینه است.

اکنون که از ماهیت این فناوری آگاه شدید می توانیم به موضوع راه اندازی تلفن ویپ بپردازیم.

قبل از شروع راه اندازی کانکشن شبکه و اینترنت خود را آزمایش کنید

شاید نگران بیش از حد ویپ از پهنای باند خود باشید. اما یک قانون کلی در مورد خطوط موجود است که تنها اجازه بارگیری و بارگذاری ۱۰۰ کیلو بایت بر ثانیه برای هر خط را می دهد.

از طرفی دیگر، اکنون بیشتر ارائه دهندگان خدمات مرکز تماس اینترنتی با پلن هایی با سرعت مگابایت بر ثانیه ارائه می دهند. بنابراین اتصال فعلی شما برای راه اندازی تلفن ویپ بسیار سریع است. شاید تنها نگرانی بابت برخی از اتصالات خانگی باشد که سرعت بارگذاری کندتری دارند.

علاوه بر سرعت، مواردی که کیفیت تماس ویپ را تحت تاثیر قرار می دهند اغلب مربوط به بی‌ ثباتی اتصال هستند. نامنظمی و عدم ثبات سیگنال های الکترونیکی و مسدود شدن اطلاعات در حال انتقال دو معیار مهم هستند که باید قبل از راه اندازی تلفن ویپ بررسی شوند. اتصال به اینترنت به وسیله فیبر یا کابل ترجیح داده می‌ شود. امواج الکترومغناطیسی و سایر گزینه ها بیش از حد ناپایدار هستند.

نکات دیگری که باید قبل از راه اندازی تلفن ویپ در نظر بگیرید

سخت افزار نامناسب نیز می‌ تواند سبب بروز مشکلاتی برای شبکه شما شود. اگر روتر یا شبکه قادر به کنترل بیشترین میزان ترافیک نباشد، ممکن است صدای ناصاف و ضعیفی را تجربه کنید. همچنین، این نقیصه ممکن است سبب مشکلاتی مانند قطع و وصل شدن نامنظم تماس ها شود. وای فای در بیشتر موارد خوب است، اما اتصال سیمی به شبکه همیشه گزینه بهتری است.

پیش از راه اندازی تلفن ویپ حتما از تست سرعت voip برای آزمایش تنش در شبکه و شناسایی مشکلات احتمالی استفاده کنید. نتایج می توانند به شما ایده مناسبی برای تشخیص مناسب بودن کانکشن مورد استفاده در مرحله نصب نرم افزار دهند.

اگر از روتری حرفه ای استفاده کنید می توانید از ویژگی های آن برای اولویت بندی دسترسی ها، اهمیت داده ها و سیگنال ها استفاده کنید. به این ترتیب، از به وجود آمدن تاخیر در انتقال صدا و قطع و وصل شدن نامنظم آن جلوگیری می کنید.

سخت افزار مناسبی برای راه اندازی سیستم تلفن ویپ خود انتخاب کنید

اگر از قبل شرکت ارائه دهنده ویپ را انتخاب کرده اید، مرحله بعدی راه اندازی voip، سرمایه‌گذاری بر روی سخت‌ افزار مناسب است. از آنجا که این فناوری در چند سال گذشته برای مشاغل مختلف استاندارد شده است گزینه های پیشرفته زیادی پیش روی شما وجود خواهد داشت.

اگر می خواهید تماس های تلفنی شما عالی به نظر برسد باید روی یک تلفن رومیزی رده بالای ویپ مانند لنایزر ZT650 سرمایه گذاری کنید. در صورتی که تنها نیاز شما برای برقراری و دریافت تماس تلفنی باشد گزینه های کم هزینه تری برای تلفن های رومیزی وجود دارد. شما برای راه اندازی سیستم تلفن ویپ خود گزینه های زیادی پیش روی خود دارید.

هدست های ویپ نیز مکمل های مناسبی برای کسب و کار شما هستند. پشتیبان های شرکت شما نیز می توانند به اطلاعات مشتری دسترسی داشته باشند، با همکاران خود صحبت کنند و یا یادداشتی به CRM خود اضافه کنند.

اگر می خواهید تلفن های رومیزی قدیمی خود را نگه دارید، از مبدل ویپ استفاده کنید

اگر می خواهید تجهیزات تلفن اداری موجود را نگه دارید، باز هم می توانید از ویپ استفاده کنید. با استفاده از مبدل تلفن آنالوگ می‌ توانید به ویپ سوئیچ کنید و تمام تلفن های آنالوگ خود را حفظ کنید. مبدل ویپ تلفن ها و شبکه شما را مرتبط می کند و سیگنال های آنالوگ را به دیجیتال تغییر می‌ دهد.

از آن جایی که هیچ تغییر در تجهیزات خود نمی‌ دهید، همه کارکنان از نحوه کار با تلفن آگاهی خواهند داشت. بنابراین نیازی به آموزش کارکنان خود نخواهید داشت.

با استفاده از نرم افزار های شبیه ساز تلفن هزینه های راه اندازی سیستم تلفن ویپ را به حداقل برسانید

روش دیگر برای پایین آوردن هزینه های شما این است که به جای تلفن رومیزی از یک برنامه تلفن برای تجارت خود استفاده کنید. این برنامه ها با نام سافت فون نیز شناخته می شوند. می توانید نرم افزار های شبیه ساز تلفن را در رایانه یا تلفن هوشمند خود بارگیری کنید.

از آنجا که ویپ از اینترنت استفاده می‌ کند، شما به سخت افزار اختصاصی نیاز ندارید. به این ترتیب می توانید از برخی مراحل نصب تلفن برای دفتر کار خود اجتناب کنید.

یک سافت فون، نرم افزار کامپیوتری یا اپلیکیشن تلفن همراه است. این نرم افزار به شما امکان می دهد تا تماس تلفنی برقرار کنید. در واقع، مانند یک تلفن عادی برای رسیدگی به تماس‌ های تلفنی عمل می کند. با راه اندازی تلفن ویپ می توانید به وسیله شبکه های تلفنی مختلف تماس برقرار کنید.

با استفاده از نرم افزار سیموتل برای دسکتاپ، تمام آنچه برای مدیریت موفق تماس ها نیاز دارید، تنها هدست های با کیفیت است. گر از لپ تاپ خود استفاده می کنید از قبل میکروفون و بلندگو مناسب برای تماس های تلفنی را آماده دارید. اپلیکیشن سیموتل نیز برای هر دستگاه Android یا iOS در دسترس است تا تیم شما بتواند از طریق تلفن های همراه خود تماس های تجاری را مدیریت کند.

برای راه اندازی سیستم تلفن ویپ خود یک ارائه دهنده ویپ با ویژگی های مناسب پیدا کنید

سوئیچ به ویپ تنها به معنی جایگزین کردن تلفن ثابت خود نیست. این فرصتی است که ارتباطات تجاری خود را بدون هزینه اضافی به قرن ۲۱ انتقال دهید.

به دلیل خطاهای ارتباطی داخلی، بسیاری از شرکت ها مشتریان خود را از دست می دهند. یک خدمات دهنده مناسب ویپ به شما کمک می کند تا با این مشکل مواجه نشوید. اینگونه، شرکت شما ویژگی های لازم برای ایجاد ارتباطات کارآمد درون دفتری را بدست می آورد.

شما می توانید با راه اندازی تلفن ویپ نه تنها از خدمات تلفنی استفاده کنید بلکه با انجام هماهنگ سازی می توانید به CRM، قابلیت تجزیه و تحلیل تماس ها و ارتباطات یکپارچه نیز دسترسی خواهید داشت. بنابراین قبل از اینکه انتخاب خود را انجام دهید، مطمئن شوید که ارائه دهنده از ویژگی‌ های متناسب با نیاز های تجاری شما برخوردار است.

ویژگی های نرم افزار تلفن voip

در ادامه برخی از ویژگی هایی که با نصب نرم افزار سیموتل دریافت می کنید ذکر شده است:

• مسیریابی پیشرفته تماس: به کمک این ویژگی، تماس های ورودی را به پشتیبانان هدایت کنید.
• تلفن گویا: از تماس های ورودی با پیام صوتی ضبط شده به صورت حرفه ای و گزینه هایی برای راهنمایی مشتریان به بخش مناسب استقبال کنید.
• آنالیز تماس ها: با راه اندازی سیسنتم تلفن ویپ به گزارش‌های مفصلی که عملکرد نماینده مرکز تماس شما را نشان می‌ دهد، دسترسی پیدا خواهید کرد.
• Call pop: هنگام پاسخ دادن به تماس های دریافتی، اطلاعات مربوط به تماس گیرنده ها را به طور خودکار مشاهده کنید.
• CRM یکپارچه: از مشتریان خود پشتیبانی کنید و تیم‌های فروش خود را به اطلاعات مشتری مجهز کنید.
• ارسال پیام صوتی از طریق پیامک: کارآیی پاسخگویی به پیام صوتی با ارسال پیامک بهبود ببخشید.

با راه اندازی تلفن ویپ به کمک شرکت ویپ 98، همچنین می توانید از فناوری های پیشرفته تری مانند ارتباط یکپارچه و رمزگذاری تماس ها نیز بهره مند شوید. به طور خاص، شبکه ویپ 98 دارای دیتا سنتر های متعددی است که به سازمان شما اطمینان و عملکرد بالایی را می دهد.

با راه اندازی تلفن ویپ شماره تلفن تجاری دریافت کنید

با توجه به امکانات ارائه دهنده voip خود می توانید برای پلنی که انتخاب می کنید شماره خط اینترنتی داشته باشید.

دریافت شماره تلفن برای راه اندازی ویپ آسان است. شما به چند روش می توانید برای کسب و کار خود شماره تلفن دریافت کنید. اگر یک شماره تلفن داشته باشید، می توانید آن را بارگیری کنید. در غیر این صورت می توانید از یک خط تلفن اینترنتی در دسترس را انتخاب کنید.

انواع مختلف شماره تلفن

همانطور که گفته شد شما می توانید انواع مختلفی از شماره ها را برای راه اندازی تلفن ویپ شرکت خود انتخاب کنید.

• شماره تلفن های اینترنتی: شماره تلفن محلی برای مشاغل کوچک و شرکت هایی که محدوده بازار کوچکی دارند مناسب است.
• شماره تلفن های Toll Free: شماره های Toll-Free سیستمی نوظهور است. در صورت استفاده از این شماره ها، هزینه ای از مشتریان برای تماس با مراکز پشتیبانی یا فروش شرکت دریافت نخواهد شد.
• فون واژه یا Vanity numbers: این شماره ها ترکیبی از حروف و اعداد را شامل می شوند. استفاده شماره ها، سطح کاری شرکت شما را در حد شرکت‌های بزرگ بین الملی بالا می برد. شرکت‌های در ایران مانند هواپیمایی هما (021homa22) از این نوع از تلفن ها استفاده می کنند.

ویپ 98 شماره تلفن های محلی را برای همه مناطق ایران فراهم می کند. همچنین به شما شماره های Toll-Free و فون واژه ها را ارائه می دهد. اگر شماره جدید نمی‌خواهید ویپ 98 فرایند جابجایی را برای شما انجام می دهد. اینگونه می توانید شماره تلفن های موجود خود را بدون دغدغه حفظ کنید.

برای راه اندازی سیستم تلفن ویپ خود الزامی به دریافت شماره جدید ندارید

شما می توانید شماره تلفن پیشین خود را نگه دارید. انتقال شماره یا Number porting در واقع نحوه انتقال شماره تلفن ها از ارائه دهنده قبلی خدمات شما به شماره جدید است.

ما در تمام مراحل راه اندازی تلفن ویپ در کنار شما هستیم. برای انتقال هر شماره به ویپ 98، سه مرحله ساده زیر را دنبال کنید:

1. تلفن کسب و کار خود را انتخاب کنید. طرحی متناسب با تجارت خود انتخاب کنید.
2. شماره های موقتی را درخواست کنید. به ما اطلاعات دهید که به موقت نیاز دارید. ما آن را در روز اول آماده خواهیم کرد.
3. فرم درخواست و پذیرش قوانین را پر کنید. تمام جزئیات لازم را به ما ارائه دهید تا کارکنان ما بتوانند روند انتقال به شماره جدید را برای شما انجام دهند.

پس از اتمام این روند، تیم ما انتقال شماره را انجام می دهد. ما شما را از وضعیت جابجایی آگاه خواهیم کرد. بنابراین جابجایی به voip آسان و بدون دردسر خواهد بود.

سیستم تلفن ویپ خود را راه اندازی کنید

پس از انتخاب ارائه دهنده و سخت افزار وقت آن است که تنظیمات لازم برای دفتر کار خود انجام دهید. مراحل این کار وابسته به سخت افزار و تعداد کارمندان است. اگر از ارائه دهندگان دیگر استفاده می کنید یا تلفن ها را از شخص ثالثی خریداری کرده اید، این مراحل ممکن است نیاز به چند مرحله دیگر داشته باشند.

تنظیم تلفن ها و گوشی های رومیزی برای راه اندازی تلفن ویپ

انجام مراحل راه اندازی به مدل خریداری شده و تنظیمات شبکه شما بستگی دارد. با استفاده از یک سوئیچ استاندارد شبکه، مراحل نصب ساده است. اگر Power over Ethernet (PoE) دارید، سیگنال الکتریکی توسط یک سیم منتقل می شود و شما دیگر نیاز به آدابتور AC نخواهید داشت.

سه مرحله راه اندازی تلفن ویپ برای تلفن های رومیزی یا گوشی های voip بدون PoE

• آدابتور AC را به پریز برق وصل کنید. سپس آن را به پایه تلفن وصل کنید.
• با استفاده از کابل CAT5e یا CAT6 تلفن IP را به سوئیچ یا روتر وصل کنید.
• صبر کنید تا تلفن راه اندازی شود، سپس میزان صدا را بررسی کنید.

اگر روتری دارید که از Power over Ethernet (PoE) پشتیبانی می کند، روند کار کمی متفاوت است. این اقدام حتی باعث سریع تر شدن روند راه اندازی تلفن ویپ شما می شود.

اتصال تلفن های رومیزی voip به روترهای مجهز به PoE

• تلفن ها را به وسیله کابل های Ethernet به روتر مجهز به PoE با متصل کنید. کمی صبر کنید تا اتصال برقرار شود.
• پس از اتصال، تلفن باید روشن شود. تلفن به صورت اتوماتیک با شرکت خدمات رسان voip شما ارتباط برقرار می کند.

نحوه تنظیم هدست ها برای راه اندازی تلفن ویپ

همه هدست ها از ویژگی one-touch answer پشتیبانی نمی کنند. برای استفاده از بهینه شما نیاز به یک هدست مدرن با قابلیت one-touch answer و اتصال آن به کابل های Electronic Hook Switch (EHS) دارید.

هدست و تلفن های بی سیم voip با پشتیبانی از کابل EHS

• آداپتور برق متناوب را به نزدیکترین خروجی برق و دستگاه پایه هدست وصل کنید.
• کابل EHS را به دستگاه پایه هدست وصل کنید.
• سر دیگر را به درگاه شبکه هدست و درگاه EHS وصل کنید. برای راهنمایی های دقیق تر، کتابچه راهنمای EHS را دنبال کنید.
• هدست را بر روی گوش خود بگذارید و دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا اتصال بررسی شود.

استفاده از هدست ها و تلفن های رومیزی دارای جک یا پورت هدفون برای راه اندازی تلفن ویپ

برای هدست های سیمی که از جک تلفن معمولی استفاده می کنند، روند کار ساده تر است.

• فیش کابل هدفون را با یک کابل اتصال مستقیم به درگاه هدست مشخص شده وصل کنید. بسیاری از مدل ها درگاه هدست را با یک نماد کوچک در سمت چپ مشخص می کنند.
• هدست را بگذارید و دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا dial tone بررسی شود.
• برای تأیید میزان صدا و کیفیت، یک تماس آزمایشی برقرار کنید. اگر میزان صدای هدست کم باشد، ممکن است به تقویت کننده نیاز داشته باشید.

بعد از راه اندازی تلفن اینترنتی، خطوط جدید VoIP خود را آزمایش کنید

اگر همه کارها را درست انجام داده باشید و اتصال سریع داشته باشید، دیگر مشکلی نخواهید داشت. مواردی که هنگام برقراری تماس باید به آنها توجه کنید:

• کیفیت صدا: آیا تماس ها واضح و یکپارچه هستند؟ آیا نشانه از صدای بی کیفیت یا نویز در آن وجود دارد؟
• تأخیر: آیا بین دریافت صدای گوینده توسط دریافت کننده تأخیر قابل توجهی وجود دارد؟
• پایداری اتصال: آیا بعد از راه اندازی تلفن ویپ، هیچ یک از تماس ها به طور موقت قطع شده است؟ برخی از تنظیمات فایروال باعث می شود تماس ها پس از 11 دقیقه به طور کامل قطع شوند. بنابراین ارزش آن را دارد که حداقل 15-30 دقیقه تست را انجام دهید.

همچنین وقتی فعالیت های شبکه زیادی در جریان است، باید سعی کنید خطوط خود را آزمایش کنید. ازدحام شبکه می تواند به مشکلات مختلف مخابراتی مانند قطع تماس ها، صدای ضعیف و… منجر می شود.

نکته مهم: اتصال مستقیم به وسیله کابل همیشه بر استفاده از Wi-Fi ارجح است. برای به حداقل رساندن تأخیر و سایر مشکلات voip، به جای اتصال Wi-Fi به سراغ کابل های Ethernet بروید.

کارکنان خود را آموزش دهید تا از ویژگی های راه اندازی سیستم تلفن ویپ بیشترین بهره را ببرید

برای بسیاری از مشاغل کوچک، تغییر به voip به معنی داشتن ویژگی های تلفنی قابل توجه در کسب و کار برای اولین بار است. این ویژگی های تماس معمولاً در برنامه های تلفنی سنتی وجود ندارد. با استفاده از سیموتل می توانید تلفن ها را مستقیماً با CRM ادغام کنید، مسیریابی سفارشی انجام دهید، پست های صوتی خود را به صورت ایمیل ارسال کنید، انتقال تماس داشته باشید و تماس ها را در فضای ابری ضبط کنید و موارد دیگر.

شما ممکن است فکر کنید که این کار لازم نیست. اما توصیه ما این است که این کار بعد از راه اندازی تلفن ویپ حتما انجام شود. مدیران زیادی اذعان کرده اند که پذیرش فناوری های جدید در دفتر آن ها بسیار کند است. کارمندان می خواهند از تجهیزات ارتباطی تجاری استفاده کنند. بنابراین آن ها می توانند بر روی خدمات خود به مشتریان متمرکز شوند.

در صورت تمایل به راهنمایی شخصی و کمک گرفتن برای حل هر مشکلی در این رابطه، می توانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.

سخن پایانی

یکی از دلایلی که مشتریان ما را دوست دارند از نرم افزار ویپ 98 استفاده کنند این است که شروع کار با سیموتل بسیار آسان است. ما همه چیز را آزمایش کرده ایم و کاتالوگ تلفن ها و سخت افزار های با کیفیت را با وسواس زیاد انتخاب کرده ایم. بنابراین تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که آن ها را به برق متصل کنید. ویپ 98 همه ویژگی های مورد نیاز برای راه اندازی تلفن ویپ کسب و کار شما را دارد.

ما جوایز بسیاری را برای خدمات شگفت انگیز خود دریافت کرده ایم و مفتخریم که شرکت های بزرگی با ما همکاری می کنند. ما در هر مرحله به شما کمک خواهیم کرد؛ کارشناسان ما به شما در راه اندازی تلفن ویپ کمک خواهند کرد، مناسب ترین مشاوره ها را متناسب با کسب و کار شما ارائه می دهند. و اگر مشکلی برای سیستم شما پیش آمد آن را برطرف خواهند کرد.