امروزه همه ما شاهد یک تغییر اقتصادی بزرگ هستیم. کسب و کارها نیز به فکر هزینه های راه‌اندازی مراکز تماس خود هستند. ما در این مقاله همه اطلاعات لازم را در مورد هزینه راه اندازی سانترال در اختیار شما قرار می دهیم. باید بگویم اگر می خواهید هزینه زیادی را پرداخت کنید، به سراغ راه اندازی مرکز تماس سنتی بروید! اما خب در نهایت این شمایید که تصمیم گیرنده هستید. در این تغییر اقتصادی بزرگ، بیکاری در حال افزایش و سرمایه گذاری ها در حال کاهش است. منحنی درآمد و سود در حال نزول است و متاسفانه هیچ کشور یا صنعتی از این امر مستثنی نیست.
تمام کسب و کارها تنها به فکر حفظ تجارت خود هستند. شرکت ها به دنبال بهبود کارایی و افزایش بهره وری هستند و مراکز تماس نیز در حال بررسی هزینه ها. نتیجه آخرین تحقیق انجام شده توسط سازمان « IDG CIO Covid-19 » بیان کرد، اولویت شماره یک رهبران در بحران کرونا کاهش هزینه ها است. صاحبین کسب و کار در این شرایط چندین جلسه بودجه بندی تشکیل می دهند و اکثرا به فکر یک راه حل سریع و کوتاه مدت هستند. به عنوان یک مدیر طبیعی است برای شما مهم باشد که بودجه را متعادل کرده و سریع عمل کنید، اما به همان اندازه هم مهم است که از بازگشت سرمایه بلند مدت چشم پوشی نکنید.
همانطور که به روشی برای کاهش هزینه ها فکر می کنید، به رویکرد سیستماتیک ارائه شده در این مقاله نیز توجه کنید. این رویکرد بر اساس موقعیت فعلی صنعت شما از نظر شرایط کلی پرسنل، عملیات، زنجیره تامین و درآمد در نظر گرفته شده است. وقتی صحبت از مراکز تماس می شود، ما شرکت ها را بر اساس میزان تماس آنها به سه دسته تقسیم می کنیم. برای بررسی این سه دسته تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
در ضمن با خواندن مقاله زیر می توانید بین مراکز تلفن مقایسه بهتری انجام دهید.
مقایسه هزینه راه اندازی سانترال ویپ و تلفن های مخابراتی
هزینه راه اندازی سانترال در صورت افزایش تماس ها
حجم تماس در برخی از بخش ها در حال افزایش است و متاسفانه تأثیر درآمد آنها نسبت به سایر بخش ها به طور قابل توجهی کمتر است. در ارتباطات ورودی و خروجی جهش چشمگیری وجود دارد، این افزایش حجم تماس ها به دلیل واکنش های سریع و متعدد پیرامون بیماری کرونا و رسیدگی به سوالات شهروندان در مورد COVID-19 است. اگر مرکز تماس شما در این حالت است، چند نکته مهم در ادامه وجود دارد ک باید به آنها توجه کنید و هزینه راه اندازی سانترال مخصوص به خودتان را در نظر بگیرید.
- کنترل تعداد تماس های ورودی
برای کاهش حجم ورودی به ویژه در مورد مسائل شناخته شده مثل آزمایش COVID-19، مشتریان را در جریان اعلان های فعال قرار دهید. فقط به اطلاع رسانی از طریق پیام کوتاه یا تماس خودکار بسنده کنید و از این طریق تعداد تماس های ورودی را کاهش دهید.
- ربات های نماینده و مشتری
حفظ کارآمد بودن نمایندگانی که برای شما کار می کنند بسیار مهم است و هنگامی که حجم ورودی بالایی دارید، اهمیت این مسئله چند برابر می شود. سرمایه گذاری در اتوماسیون و هوش مصنوعی یک سرمایه گذاری بلند مدت با هدف حذف وظایف تکراری و کاستن از مسئولیت های نمایندگانتان است. ربات هایی که می توانند به مشتریان خدمات ارائه دهند کمک بزرگی برای کارمندان شما هستند، ربات ها در حالی که نمایندگان مشغول هستند نیز پاسخگوی مشتریان شما هستند. این یکی از ویژگی هایی است که هزینه راه اندازی سانترال را برای شما غیر قابل قبول می‌کند.
- میزکار کارآمد و یکپارچه
اگر تا به حال از ادغام برنامه هایی مانند CRM ، ERP یا سیستم مدیریت سفارش ها غافل شده‌اید، مطمئن باشید نتیجه ادغام همه این موارد در یک دسکتاپ عامل واحد قطعاً ارزش تلاش را دارد. آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه یک میزکار ساده با ارائه اطلاعات مشتری از طریق یکپارچه سازی CRM می تواند بخش قابل توجهی از زمان و البته هزینه شما را ذخیره کند؟
کارایی سانترال در صورت ورودی های متعادل
این دست از صنایع و کسب و کارها در سطح متوسطی ایفای نقش می‌کنند و به همان میزان تعداد تماس های کمتری را نیز دریافت می کنند. شرکت های فناوری و مالی احتمالاً در این دسته قرار می گیرند. در ادامه برخی از بهترین اقدامات کاهش هزینه مناسب محیط های نسبتا پایدار را بررسی می‌کنیم.
- کانال های دیجیتالی
روی این مورد دو برابر حساب کنید! حرکت به سمت کانال های دیجیتال برای صرفه جویی در هزینه ها و ارائه اطلاعات به موقع به مشتریان بسیار مهم است. داشتن 2 یا 3 تعامل همزمان در کانال های دیجیتالی در مقابل تنها یک مکالمه در تلفن می تواند به طور چشمگیری بهره وری نمایندگان شما را افزایش دهد.
- اطلاعات مشتریان
از قدرت جمع آوری اطلاعات استفاده کنید و به مشتریان خود در حل مشکلاتشان کمک کنید. این یک راهکار محبوب در صنعت فناوری است که احتمالاً می تواند توسط صنایع دیگر مورد استفاده قرار گیرد.
- مسیریابی هوشمند
داشتن قوانین مسیریابی هوشمند در ACD می تواند با استفاده از عوامل کمتر به تعادل کمک کند. همه مشتری ها مهم هستند، اما شما باید به عنوان صاحب کسب و کار مشتریان برتر خود را با برخورداری از حق بیمه ای که وعده داده اید، حفظ کنید. هدایت مشتریان اصلی به نماینده های قابل اعتمادتر برای دریافت خدمات، یکی دیگر از مواردی است که باید مورد توجه قرار گیرد.
هزینه راه اندازی سانترال در صورت کاهش تماس ها
بیماری کرونا تاثیر زیادی روی این صنایع گذاشته است، بنابراین بودجه و حجم تماس های این کسب و کارها کاهش یافته است. اقدامات مربوط به مدیریت بودجه و کاهش هزینه ها در این مورد باید کمی شدیدتر باشد و البته در مورد هزینه راه اندازی سانترال نیاز به حساسیت بیشتری است. می توانید در این شرایط از راهکار های زیر استفاده کنید:
- برون سپاری
نمایندگان خود را از گزینه های دورکار انتخاب کنید تا ببینید آیا می توان هزینه را به میزان قابل توجهی کاهش داد یا خیر. می توانید برای شروع از مدل ترکیبی استفاده کنید و تنها نیمی از نمایندگان خود را دورکار برگزینید.
- استفاده گسترده از خدمات شخصی
نیازی به پیچیدگی ندارد اما یک IVRS (یک سیستم تلفن گویا که با تماس گیرنده ها در تعامل است) ساده می تواند در اینجا معجزه کند. تنظیم چنین چیزی می تواند مفیدترین تلاش شما باشد. اگر می خواهید بهترین تصمیم را برای مرکز تلفن کسب و کار خود بگیرید، پیشنهاد می کنم مقاله زیر را مطالعه کنید.
راه اندازی سانترال یا سیستم تلفنی ویپ؟ بهترین گزینه برای مشاغل کدام است؟
جمع بندی
اگر تا به حال حتی یک بار به فکر جایگزینی سیستم قدیمی و تعویض مرکز تماس خود افتاده اید، اکنون زمان درست آن است. اولین و مهم ترین چیز این است که امروزه، نیاز مبرم به راه اندازی مرکز تماس از راه دور برای هر کسب و کاری وجود دارد و خوشبختانه این اتفاق با یک نرم افزار مرکز تماس ابری به راحتی در عرض چند ساعت ممکن است. امروزه کسب و کار هایی حضور دارند که در کمتر از 72 ساعت به 900 مشتری خدمات ارائه می دهند. اگر چابک و سریع نباشید، دوام نخواهید آورد. شما برای پیشبرد فرآیند کاری خود نیاز به سرعت دارید، بنابراین هزینه راه اندازی سانترال نمی تواند معقول باشد.
در ضمن، شما حین انتقال مرکز تلفن خود به یک سیستم مبتنی بر ابر، با حذف هزینه های مربوط به نگهداری و ارتقا سیستم، 2 برابر هزینه راه اندازی سانترال را پس انداز کرده اید. همچنین می توانید هزینه های خود را به طور چشمگیری در زمان پیاده‌سازی و ادغام سیستم ها کاهش دهید. در نهایت، وقتی صحبت از کاهش سریع هزینه ها می شود، بسیار مهم است که دوره بازپرداخت را در مدت زمانی که می توانید هزینه های خود را جبران کنید، بررسی کنید. شما باید یک استراتژی مالی بلند مدت را در نظر بگیرید که ROI (نرخ بازگشت سرمایه) بلند مدت را به خطر نیاندازد.