مراحل گام به گام پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ

توانایی مقابله با رقبای تجاری در عصر دیجیتال به یک ضرورت تبدیل شده است. در همین راستا، نصب voip برای کسب و کارهایی که می خواهند در هزینه ها صرفه جویی کنند و وابستگی خود را به شرکت های ارائه دهنده تلفن سنتی کاهش دهند، قدمی رو به جلو خواهد بود. اینگونه است که بسیاری از صاحبان کسب و کار و مدیران سازمان ها به بررسی چگونگی نصب این سیستم ارتباطی و راه اندازی مرکز تلفن ویپ می پردازند.

جابجایی از سیستم سنتی تلفن به تکنولوژی voip (Voice over Internet protocol) یک اولویت برای بسیاری از کسب و کارها است. استفاده از ویپ سبب کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت تماس می شود. راه اندازی این سیستم سریع تر است و به آسانی می توان از ویژگی های آن بهره برد. اما قبل از اینکه بتوانید پاداش این تغییر را به دست بیاورید، باید دقیقا یاد بگیرید که چگونه voip را نصب کنید.

برای انجام فرایند نصب voip به چه چیزهایی نیاز دارید

اولین گام برای شروع مراحل نصب voip آگاهی از الزامات و رفع نواقص اولیه است. باید اطمینان حاصل کنید که دفتر شما کاملا با ضروریات راه اندازی این سیستم مطابقت داشته باشد. 5 مورد لیست شده در این قسمت، نکاتی هستند که وجود آنها برای انجام این فرایند حیاتی است.

1. اتصال به اینترنت با پهنای باند بالا

هرچه حجم تماس ها بیشتر باشد، پهنای باند بالاتری مورد نیاز است. بنابراین، می توان گفت که میزان پهنای باند، به تعداد خطوط voip در دفتر وابسته است. حداقل سرعت توصیه شده از جانب ما 100 کیلوبایت بر ثانیه برای هر خط است. البته این نکته را نیز در نظر داشته باشید که در اکثر موارد سرعت آپلود اطلاعات از دانلود آنها کمتر است.

اگر از قبل دارای کانکشن اینترنت هستید، می توانید با استفاده از نرم افزارهای تست سرعت ویپ، روتر خود را آزمایش کنید. اگر به این نرم افزارها دسترسی ندارید، می توانید از شرکت ارائه دهنده ویپ درخواست کنید تا پیش از نصب voip پهنای باند شما را آزمایش کند. ما نیز می توانیم این کار را برایتان انجام دهیم.

2. روتر مناسب و قدرتمند

در صورت داشتن بودجه کافی، حتما از یک روتر قدرتمند استفاده کنید تا کیفیت بالای خدمات را تجربه کنید. این کار به شما امکان می دهد تا حجم تماس های همزمان را به خوبی مدیریت کنید. پروتکل های QoS (Quality of Service) نیز باید در تنظیمات روتر ویرایش و اولویت بندی شود. برای انجام این کار با ارائه دهنده خدمات اینترنتی خود تماس بگیرید تا شما را در این زمینه راهنمایی کنند.

3. ارائه دهنده voip

انتخاب یک ارائه دهنده خوب برای نصب voip به صورت صحیح و کاربردی، بسیار مهم است. بنابراین سعی کنید که متناسب با نیازهای کسب و کارتان بهترین گزینه را انتخاب کنید. کسب و کار شما نیاز به همکاری با ارائه دهندگان ویپ دارد. بدون شرکت خدمات رسان شما قادر به برقراری ارتباط با بیرون از سیستم دفتر خود نخواهید بود.

ویژگی های یک ارائه دهنده عالی خدمات ویپ

پیش از انجام فرایندهای مربوط به نصب voip، برای انتخاب شرکت خدمات رسان ویپ وقت کافی اختصاص دهید. خوب است که ویژگی هایی نظیر قیمت، امکانات، نظرات مشتریان و مخاطبین شرکت مورد نظر و کیفیت بخش خدمات به مشتری را در تصمیم گیری خود لحاظ کنید.

ارائه قیمت های رقابتی مهم است. با این حال، انتخاب یک ارائه دهنده قابل اعتماد برای پیاده سازی موفق این سیستم نیز اهمیت ویژه ای دارد. واقعیت این است که چگونگی انجام فرایند راه اندازی اهمیت چندانی ندارد، اما وجود یک راهنمای کاردان، که در مواقع ضروری کمک حال شما باشد و راهنمایی های فوری و استراتژیک مناسبی را در اختیارتان قرار دهد نکته ای است که به مراتب مهمتر خواهد بود. پس ارزانتر بودن، همیشه به معنای بهتر بودن نیست. مقاله مهم ترین ویژگی هایی که شرکت های فروش مرکز تماس باید ارائه دهند، کدام اند؟ این امکانات را به تفصیل توضیح می دهد.

امکانات ضروری سیستم ویپ برای کسب و کارها

شرکت فروشنده باید بتواند از ویژگی های ارتباطی ضروری پشتیبانی کند. امکانات زیر بخش جدا نشدنی از سیستم های ارتباطی مورد نیاز کسب و کارها هستند. ارائه دهنده خدمات ویپ باید بتواند این امکانات را برای شما فراهم کند.

• تلفن گویا یا IVR
• منشی خودکار (Auto-attendant or digital receptionist)
• چت داخلی
• ارسال و تبدیل پیام صوتی به متن و ایمیل (Voicemail to Email/Text)
• پشتیبانی از سیستم تشخیص مخاطب (Caller ID)
• پشتیبانی از گوشی های هوشمند
• کنفرانس ویدیویی
• توانایی یکپارچه سازی و تلفیق نرم افزار مدیریت تماس با نرم افزارهای مدیریتی نظیر CRM
• توانایی تجزیه و تحلیل تماس ها به صورت آنی
• انتقال شماره
• انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب برای نصب voip

4. تجهیزات سخت افزاری

سیستم تلفن voip به بسیاری از تجهیزات PBX های سنتی نیاز ندارد، مگر اینکه کاربران سیستم تلفنی شما تعداد قابل توجهی داشته باشند. سرور این سیستم ها می تواند توسط ارائه دهنده خدمات از راه دور راه اندازی و مدیریت شود. به این نوع از ارائه خدمات، ویپ میزبانی شده (Hosted-voip) گفته می شود. با این حال شما می توانید این سرورها را در دفتر خود نیز داشته باشید. بودجه و میزان کنترل بر روی سیستم نوع استراتژی های ذکر شده را تعیین می کند. به طور کلی، استفاده از سرورها خارج از مکان دفتر به صرفه تر است، زیرا هزینه راه اندازی اولیه سیستم به مراتب کمتر خواهد بود. همچنین از مخارج تعمیر و نگهداری سرورها معاف می شوید.

5. سیستم نرم افزاری ویپ

نرم افزارهای voip می توانند بر روی سرور، کامپیوترهای شرکت و به صورت اپلیکیشن بر روی موبایل نصب شوند. این برنامه ها به نام سافت فون (Softphone) نیز شناخته می شوند. از ویژگی های مثبت این نرم افزارها، می توان به شبیه سازی تلفن های ویپ اشاره کرد. سافت فون ها تمام امکانات تلفن های رومیزی را ارائه می دهند. قابل حمل بودن این سیستم ها به شما اطمینان می دهند که تماس هایتان به شکلی صحیح و بدون وقفه انجام می گیرند.

نحوه راه اندازی و نصب voip در دفتر

یکی از مزایای قابل توجه سیستم voip، سهولت جمع آوری سیستم و نصب آن است. در اغلب موارد، هزینه انجام این کار کم است. اگر مخارج نصب voip را با یک شبکه تلفن عمومی (PSTN) مقایسه کنید، کاملا به این موضوع پی خواهید برد.. به عنوان مثال، نیازی به نصب خطوط تلفن جدید ندارید و با انجام چند مرحله ساده می توانید این خطوط را به شبکه خود اضافه کنید.

شما به تمام سخت افزار و نرم افزارهای ذکر شده نیاز ندارید. بسته به نیاز و صلاحدید خود و همچنین به کمک مشاوره از ارائه دهنده خدمات می توانید از یک یا چند وسیله ارتباطی استفاده کنید. اگر در حال حاضر از PBX استفاده می کنید، ما گزینه SIP Trunk را به شما پیشنهاد می کنیم. به این ترتیب می توانید هر دو تکنولوژی را در کنار هم داشته باشید و از ویژگی های دو فناوری استفاده کنید. مراحل نصب voip شامل دو بخش سخت افزاری و نرم افزاری می شوند که با یکدیگر آنها را بررسی می کنیم.

بخش سخت افزاری در فرایند نصب voip (تلفن ها، هدست ها و آداپتورها)

در این قسمت شما گزینه های متعددی در اختیار دارید. تلفن های ویپ یا voip Phone ها گوناگونی فراوانی دارند که می توانید بسته به بودجه و نیازهای شرکت خود آنها را انتخاب کنید. اگر از ویپ میزبانی شده استفاده کنید، حضور تلفن های رومیزی اهمیت کمتری پیدا می کند. شما می توانید از کامپیوتر و هندزفری به جای این نوع از تلفن ها استفاده کنید. اگرچه که IP Phone ها کیفیت صدای بالاتری را ارائه می دهند که سبب دوچندان شدن لذت کار و بهبود تجربه مشتری خواهند شد. خواندن مقاله تلفن سانترال تحت شبکه (تلفن ویپ) چیست و چگونه کار می کند؟ اطلاعات کاملی را در این زمینه در اختیارتان قرار می دهد.

همچنین می توانید به کمک تجهیزاتی مانند Gateway ها و آداپتورهای voip، تلفن های رومیزی قدیمی خود را نگه دارید. به این ترتیب دیگر نیازی به تنظیم مجدد همه تجهیزات ارتباطی ندارید. به صورت کلی، گزینه های سخت افزاری شما شامل تلفن ها، هدست های ویپ و تلفن های آنالوگ با آداپتورهای voip می شوند.

نصب voip: راه اندازی سیستم سخت افزاری

شبکه تلفن voip نصب شده درون دفتری شما، بسیار شبیه به حالت استاندارد است. این شبکه نیز شامل یک سرور PBX می شود. یک کامپیوتر شبکه نیز می تواند به عنوان این سرور عمل کند. تنها چیزی که باید به یاد داشته باشید این است که سیستم PBX شما نیاز به اتصال به شبکه دارد. این کار باید از طریق اتصال به یک کارت شبکه استاندارد NIC انجام شود. یک IP آدرس استاتیک همیشه در دسترس نیز نیاز خواهد بود.

گام بعدی در فرایند نصب voip این است که تلفن های ویپ را به شبکه متصل کنید. به این نکته توجه داشته باشید که ممکن است در این بین با دو نوع متفاوت از تلفن های ویپ یعنی تلفن IP و SIP آشنا شوید. به طور کلی، تلفن های SIP امکانات بیشتری نسبت به تلفن های IP دارند، اما هر دو برای خدمات voip مناسب هستند.

متصل کردن تلفن ها کار بسیار ساده ای است، فرض کنید که تلفن های انتخاب شده با voip سازگار هستند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که آنها را با استفاده از کابل اترنت (Ethernet) به شبکه PBX خود وصل کنید. اگر تلفن های انتخاب شده شما از تکنولوژی POE پشتیبانی کنند، نیازی به اتصال آنها به منبع تغذیه خارجی برای برقراری تماس وجود ندارد.

راه اندازی تلفن ها در فرایند نصب voip

نصب سیستم تلفن voip به زیرساخت های شبکه و کابل کشی شما بستگی دارد. همه گوشی های ویپ ارائه شده توسط ویپ 98 از ویژگی Plug and Play پشتیبانی می کنند. به سادگی از یک کابل اترنت استفاده کنید و گوشی را به نزدیکترین روتر و یا درگاه کابل اترنت وصل کنید. بسته به نوع گوشی خریداری شده، مراحل اتصال می تواند کمی متفاوت باشد. اما به طور کلی، برای انجام این فرایند می توانید مراحل زیر را اجرا کنید.

• آداپتور AC دستگاه را به یک خروجی وصل کنید، سپس آداپتور را به درگاه اختصاص داده شده در انتهای تلفن وصل کنید.
• تلفن را به روتر متصل کنید.
• تلفن را امتحان کنید که اتصال برقرار شده باشد.

برخی از تلفن ها می توانند از نصب و راه اندازی PoE (Power over Ethernet) پشتیبانی کنند. در این نوع از راه اندازی، شبکه سوئیچ کننده PoE فرایند انتقال برق را از طریق کابل های Ethernet به انجام می رساند. به این ترتیب، دیگر تلفن ها نیازی به آداپتور AC جداگانه و مخصوص به خود را ندارند. اتصال تلفن های IP به روترهای پشتیبانی کننده از تکنولوژی PoE به صورت زیر انجام می شود.

• تلفن را به وسیله کابل اترنت به روتر یا سوئیچ پشتیبانی کننده از PoE وصل کنید. پیشنهاد ما این است که طول کابل بیشتر از 100 متر نباشد.
• اتصال را بررسی کنید. تلفن باید روشن باشد و کانکشن شما نیز باید از طریق ارائه کننده تایید و فعال باشد.

نصب و اتصال هدست به تلفن ویپ

اگر می خواهید از ویژگی One-Touch answer استفاده کنید خوب است که هدست های شما به کابل های EHS مجهز باشند.

• هر هدست را به صورت مستقیم به درگاهی که با یک علامت هدست کوچک مشخص شده است، وصل کنید.
• دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا صدای بوق آزاد را بشنوید.
• با انجام یک مکالمه آزمایشی، از کیفیت صدای تماس اطمینان حاصل کنید. (اگر کیفیت و حجم صدا در هدست کم است، ممکن است نیاز به یک تقویت کننده داشته باشید.)

نصب voip: راه اندازی سیستم نرم افزاری

با انجام مراحل فوق، تقریبا کار نصب voip تمام شده است. دیگر نوبت مراحل پایانی است که شامل نصب و تنظیم نرم افزار ویپ و آزمایش سیستم می شود، ممکن است برای اینکه نرم افزار voip خود را نصب کنید، انجام برخی از تغییرات بر روی روتر لازم باشند. نصب نرم افزار سریع و آسان است. ارائه دهنده voip نیز، به احتمال زیاد دستورالعمل های جامعی را در این باره به شما خواهد داد.

برای سازگاری کامل سیستم، ممکن است مجبور باشید که کمی برای پیکر بندی یا کانفیگ کردن روتر وقت بگذارید. اگر از روترهای مخصوص voip استفاده می کنید، به احتمال زیاد به این تنظیمات نیاز نخواهید داشت. ارائه دهنده نیز می تواند این تنظیمات را برای شما انجام دهد، پس اصلا نگران پیچیدگی آن نباشید. برای انجام این کار، دو ترفند زیر را در نظر بگیرید.

• در بخش تنظیمات روتر گزینه Network Address Translation (NAT) را فعال کنید. این کار اطلاعات آدرس شبکه را تغییر می دهد و این اجازه می دهد تا یک آدرس IP به آدرسی دیگر remap شود.
• گزینه Universal Plug and Play را فعال کنید. این نوع از پروتکل های شبکه، به دستگاه ها اجازه می دهند تا یک دیگر را شناسایی کنند. فعال کردن آنها به تلفن های voip شما اجازه می دهد تا با سرور IP PBX ارتباط برقرار کنند.

راه اندازی تلفن های نرم افزاری در فرایند نصب voip

نصب voip می تواند حتی از راهنمایی های ذکر شده در قسمت فوق ساده تر باشد. زیرا با نصب برخی از سیستم های voip، دیگر نیازی به اتصال تلفن های ویپ جدید ندارید. در عوض، می توانید تمام تماس های تلفنی یا پست های صوتی خود را از طریق رایانه، تبلت و یا گوشی های هوشمند انجام دهید.

در این مورد، شما می توانید دستورالعمل های بالا در مورد اتصال تلفن های سخت افزاری را نادیده بگیرید. تنها کاری که باید انجام دهید، این است که نرم افزارهای مخصوصی را که ارائه دهنده voip در اختیارتان قرار می دهد، بر روی کامپیوتر و تلفن همراه نصب کنید.

سافت فون به شما امکان می دهد تا برای برقراری تماس یک رابط کاربری را بر روی دستگاه انتخابی خود باز کنید. با استفاده از نرم افزار نصب شده و ترفندهای دیگری که ذکر شد، شما آماده لذت بردن از مزایای voip هستید. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه خواندن مقاله سافت فون چیست؟ خالی از لطف نخواهد بود.

نصب هدست داری USB برای کار با نرم افزار کامپیوتری

• هر هدست را به پورت USB یک لپ تاپ یا کامپیوتر وصل کنید.
• صبر کنید تا سیستم عامل شما (ویندوز یا مک) به صورت خودکار عملیات نصب درایور را انجام دهد.
• میکروفون و حجم صدا را آزمایش کنید.
• نرم افزار سافت فون مانند برنامه ارائه شده توسط ویپ 98 (سیموتل) را باز کنید و با شخص دیگری تماس برقرار کنید.

پس از اتمام این مرحله، نصب سیستم تلفن شما کامل است. تنها چیزی که باقی مانده است، انجام تماس های آزمایش و عیب یابی است.

پس از نصب voip سیستم خود را چک کنید

امروزه، فرایند نصب voip آسان تر شده است. اما این مسئله تضمین نمی کند که همه چیز به درستی کار کند. مسائل مربوط به شبکه یا کانکشن می توانند کیفیت تماس شما را تحت تاثیر قرار دهند. بهترین راه برای بررسی اشکالات ممکن ایجاد چند تماس آزمایشی است.

کیفیت صوتی را بررسی کنید. ببینید که آیا تاخیری در انتقال صدا به وجود می آید؟ اگر کیفیت صدا مناسب نیست، ممکن است لازم باشد که روتر خود را تنظیم کنید تا برای ترافیک voip بهینه سازی شود.

در اینجا چند مورد از رایج ترین مشکلات voip ذکر می شود:

• صدای متقاطع
• صدای یک طرفه
• قطع بی دلیل تماس
• کیفیت ضعیف تماس

در نظر داشته باشید که می توانید بسیاری از این مشکلات را با سرمایه گذاری بر روی سخت افزار با کیفیت و کانفیگ مناسب شبکه رفع کنید.

کلام آخر

شما اکنون می دانید که چگونه یک سیستم voip را در دفتر تنظیم کنید. استفاده از تکنولوژی ویپ به شما اجازه می دهد تا با تماس ها، تجهیزات و خدمات گران قیمت خداحافظی کنید و به امکانات و ویژگی های فوق العاده ای دست یابید. ویپ، تکنولوژی ارتباطات در آینده است و شما هم اکنون به آن مجهز هستید و امروز از آن استفاده می کنید.

در هر مرحله ای از فرایند نصب voip در دفتر خود، ما در کنارتان هستیم. تیم پشتیبانی ویپ 98 همواره آماده است تا شما را به صورت رایگان راهنمایی کند. اگر بر روی خرید و نصب سیستم ویپ به جمع بندی نهایی رسیده اید، با ما تماس بگیرید تا شما را در خرید و راه اندازی این سیستم یاری کنیم. خدمت به شما افتخار ما است.