راه اندازی سیستم تلفن ویپ و چگونگی کارکرد آن (راهنمای ساده)

افراد بسیاری از ما می پرسند که مرکز تلفن ویپ چیست و راه اندازی سیستم تلفن ویپ چگونه است؟ اگر شما یک متخصص IT نباشید، ممکن است این موضوع را شنیده باشید که می توانید از تکنولوژی voip برای اضافه کردن یک شماره تلفن تجاری به کسب و کار خود استفاده کنید. برای دریافت یک شماره تلفن تجاری، ویپ روشی به مراتب ارزان تر از خط تلفن سنتی است. با این حال قبل از تصمیم گیری برای خرید یا جابجایی به این سیستم، باید به طور کامل این فناوری را درک کنید و از امکانات آن با خبر باشید. شما می توانید با ارائه دهندگان مختلف سیستم های مرکز تلفن نیز در این زمینه مشورت کنید.

در این مقاله به ساده ترین شکل ممکن به این سوال پاسخ خواهیم داد که فناوری voip چیست و با پشت پرده چگونگی کارکرد این تکنولوژی در دنیای تجارت آشنا خواهید شد. هدف این است که به درک اینکه چگونه voip می تواند سرمایه شما را نجات دهد و به کسب و کارتان رونق بخشد، کمک کنیم. با ما همراه باشید.

سیستم تلفنی ویپ (voip) چیست؟

(voip) Voice Over Internet Protocol یک تکنولوژی مخابراتی است که به شما اجازه می دهد تا تماس های تلفنی را با استفاده از اینترنت (به جای خطوط تلفن سنتی) برقرار کنید. بر خلاف سیستم های تلفن ثابت که محدود به تلفن های رومیزی در دفترتان هستند، راه اندازی سیستم تلفن ویپ به شما اجازه می دهد تا تماس های تلفنی مربوط به تجارت خود را از طریق لپ تاپ، تبلت، تلفن هوشمند همراه و حتی مجموعه از تلفن های رومیزی سازگار با این تکنولوژی انجام دهید.

از آنجا که تمام تماس ها از طریق اینترنت انجام می شوند، تماس های داخلی و بین المللی شما بسیار مقرون به صرفه خواهند بود. اکثر ارائه دهندگان خدمات voip، بدون دریافت هزینه اضافی به شما میزان نامحدود مکالمه داخلی را پیشنهاد می دهند.

به غیر از صرفه جویی در هزینه، می توانید تمام ویژگی های پیشرفته تلفن مانند انتظار تماس (Call Waiting) ، مسیریابی تماس (Call Routing) ، منشی خودکار (Auto-Attendant) ، شماره تلفن های چندگانه (Multiple Phone Numbers) و موارد بسیار دیگری را دریافت کنید.

به همین دلیل است که بسیاری از شرکت های کوچک و حتی شرکت های سازمانی از ارائه دهندگان سیستم های تلفنی سنتی به یک ارائه دهنده ویپ تغییر جهت می دهند. در این زمینه، پیشنهاد ویپ 98 استفاده از پلتفرم ارتباطی سیموتل است، یک سیستم عامل پیشتاز، بومی شده و نوین برای کسب و کار شما.

سیستم تلفنی ویپ چگونه کار می کند؟ (پشت صحنه)

برای درک اینکه یک سیستم voip به چه صورت کار می کند، ما نگاهی به اتفاقات انجام گرفته در یک بازه زمانی برای برقراری یک تماس تلفنی به وسیله این سیستم می اندازیم.

پس از راه اندازی سیستم تلفن ویپ، هنگامی که یک تماس تلفنی برقرار می کنید، نرم افزار شماره تلفن تجاری ارائه شده یا آداپتور voip سیگنال صوتی آنالوگ را دریافت می کند و آن را به سیگنال دیجیتال تبدیل می کند. سپس داده های صوتی دیجیتال با استفاده از اینترنت شما برای سرورهای ارائه دهنده خدمات تلفن ارسال می شود و در مرحله نهایی پیام به تلفن دریافت کننده تماس هدایت می شود.

این فرایند با سرعت بسیار بالا و تقریبا بلافاصله اتفاق می افتد. به همین دلیل است که کیفیت صدای voip در اغلب موارد بهتر از تماس های تلفنی معمولی است.

تفاوت سیستم voip با تلفن سنتی

همانطور که متوجه شدید نحوه کارکرد سیستم تلفنی ویپ با تلفن های ثابت به کلی متفاوت است. بیایید کمی دقیق تر به این سیستم نگاه کنیم. دو روش کلی برای برقراری تماس ها مخابراتی وجود دارند:

روش مدار گزینی یا Circuit Switching

سیستم تلفنی مخابراتی قدیمی از روش مدار گزینی (Circuit Switching Method) برای اتصال تماس استفاده می کند. هنگامی که از طریق شبکه تلفن عمومی (PSTN) تماس برقرار می کنید، توسط یک مدار مخابراتی که از سرورهای مختلف و تجهیزات و کابل های سیمی تلفن تشکیل شده است، به شخص دیگری متصل می شوید.

در روش Circuit Switching، قبل از انتقال داده ها، مسیر انتقال اطلاعات انتخاب می شود. در تمام طول این مسیر، ارتباط بین دو نقطه انتهایی، پهنای باند و تمام منابع لازم دیگر تا زمان رسیدن اطلاعات به مقصد مورد نظر و انتشار آنها ثابت هستند. نوع پیام هایی که از مبدا توسط روش Circuit Switching فرستاده می شوند در مقصد تغییر نمی کنند تا پیام اصلی سریعتر بازسازی شود.

تکنولوژی مدار گزینی، برای بیش از 100 سال است که مورد استفاده قرار می گیرد. قابل اعتماد است و هنوز کار می کند. اما این امر به این معنی نیست که این سیستم ها کارآمدتر و مقرون به صرفه تر باشند.

روش Packet Switching

در مقابل سیستم تلفن ویپ، از روش Packet Switching استفاده می کند. پیام در روش Packet Switching به بسته های کوچک داده تقسیم می شوند و به صورت مجزا به سمت مقصد مورد نظر ارسال می شوند. پروتکل های متعددی در طول مسیر ارتباطی به کار گرفته می شوند تا این انتقال به بهترین شکل انجام شود. مسیریابی بسته های اطلاعاتی توسط Switch Center ها یا روتر انجام می شود.

هر بسته اطلاعاتی راه خود را با توجه به شناسه مبدا، مقصد و پورت های مربوطه می یابد. آنها می توانند از طریق اینترنت از مسیرهای مختلف استفاده کنند و در انتهای مسیر به یکدیگر ملحق شوند. از آنجا که در این روش، هر بسته داده مجزا در نظر گرفته می شود، این بسته ها نشانه دار شده تا پیام اصلی بتواند مجددا در مقصد ایجاد شود. همچنین این بسته های اطلاعاتی، می توانند فشرده شوند تا فضای کمتری اشغال شود که به آنها اجازه می دهد تا سفر اینترنتی خود را سریعتر به پایان برسانند.

تمام اینها بسیار سریع اتفاق می افتند، مگر اینکه مشکلی در اتصالات اینترنتی شما وجود داشته باشد. در غیر این صورت، متوجه هرگونه تاخیر در تماس خود نخواهید شد. ممکن است راه اندازی سیستم تلفن ویپ و کارکرد آن کاملا فنی و پیچیده به نظر برسد، اما مهمترین چیز این است که این پلتفرم روشی کارآمدتر برای انتقال داده ها در طول تماس های تلفنی است. شما احتمالا قبلا از ویپ به صورت نادانسته استفاده کرده اید. برنامه هایی مانند اسکایپ و Google Voice همه از این فناوری بهره می برند. برای آشنایی بیشتر با تفاوت های این دو تکنولوژی می توانید مقاله سیستم تلفن سانترال ویپ علیه تلفن سنتی! کدام یک بهتر است؟ را مطالعه کنید.

مقایسه جوانب مثبت و منفی راه اندازی سیستم تلفن ویپ

از آنجا که ما بیش از 10 سال است که از سرویس تلفن تجاری voip در شرکت استفاده می کنیم و با شرکت های مختلفی نیز این تجربه را تقسیم کرده ایم، عادلانه است که بگوییم که از جوانب مثبت و منفی این سیستم آگاه هستیم. زمان خود را با ما در ادامه شریک شوید تا از خصوصیات مثبت و منفی این تکنولوژی آگاهی یابید.

مزایای راه اندازی سیستم تلفن ویپ (voip)

جابجایی از خدمات یک شرکت سنتی تلفن به یک سیستم تلفن voip که یک تکنولوژی بر مبنای اینترنت و فضای ابری است می تواند فواید زیادی برای کسب و کار شما داشته باشد.

هزینه کمتر ماهیانه

یکی از بزرگترین مزیت های را اندازی سیستم تلفن ویپ این است که برای هر دو نوع تماس های داخلی و بین المللی هزینه ماهانه کمتری پرداخت خواهید کرد. اغلب ارائه دهندگان تلفن ویپ تماس های نامحدود داخلی را به صورت رایگان در اختیارتان قرار می دهند و هزینه تماس های بین المللی نیز به طور معمول بسیار ارزانتر از رقیب سنتی این فناوری خواهد بود. گذشته از آن، شما همچنین صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های تعمیر و نگهداری سیستم خود خواهید داشت. چرا که نیازی به استفاده از بسیاری از تجهیزات کنونی ندارید.

با voip، نیازی به حضور فیزیکی در دفتر برای برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان نیست. شما می توانید تماس های خود را از هر جایی با اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی، تبلت، لپ تاپ و یا کامپیوتر برقرار کنید و به تماس ها دریافتی جواب دهید. این یک مزیت بزرگ برای اشخاص و تیم هایی است که در دفتر به دلایل مختلفی نظیر دورکاری، مأموریت، بیماری، سفر و غیره حضور ندارند.

امکانات تلفنی پیشرفته با راه اندازی سیستم تلفن ویپ

سرویس های voip به طور معمول شامل امکانات فوق العاده زیادی برای کسب و کار ها هستند. اکثر ارائه دهندگان خدمات voip سرویس هایی نظیر منشی خودکار مجازی (virtual receptionist) ، موسیقی انتظار (hold music) ، انتظار تماس (call waiting) ، تبدیل پست صوتی به ایمیل یا متن (voicemail to email or text) و بسیاری از موارد دیگر را برای شرکت ها فراهم می کنند. شما حتی می توانید قابلیت های بسیار پیشرفته مخابراتی نظیر برقراری کنفرانس ویدئویی را دریافت کنید.

این امر نیز به نوبه خود ممکن است سبب صرفه جویی در هزینه های اضافی شود، زیرا اغلب ارائه دهندگان خدمات تلفنی سنتی هزینه های قابل توجهی را برای اضافه کردن این افزونه ها به سیستم ارتباطی شما دریافت می کنند.

بهبود توسعه پذیری و انعطاف پذیری سیستم های تلفنی ویپ

یکی دیگر از مزایای راه اندازی سیستم تلفن ویپ توسعه پذیری بالای آن است. ویپ به شما کمک می کند تا به راحتی کارکنان بیشتری را به سیستم ارتباطی خود اضافه کنید. همچنین، اگر قصد دارید تا شعبه جدیدی در یک شهر دیگر داشته باشید، این کار نیز اصلا سخت نخواهد بود.

بر خلاف سرویس تلفن سنتی که نیاز به صرف پول برای اضافه کردن سخت افزار های گران قیمت به خط اختصاصی دارد، راه اندازی سیستم تلفن ویپ به شما اجازه می دهد تا اعضای تیم خود را فقط با انجام چند کلیک ساده در داخل داشبورد به مجموعه شرکت اضافه کنید.

از آنجا که voip بر روی تمام گوشی های هوشمند کار می کند، حتی می توانید هزینه های تجهیزات اضافی را کاهش دهید و فضای بیشتری را در شرکت آزاد کنید. تمام اعضای تیم می توانند برنامه را بر روی تلفن شخصی خود نصب کنند. می توانید با خواندن مقاله هشت مزیت طلایی راه اندازی ویپ از ویژگی ها و مزایای دیگر سیستم ویپ با خبر شوید.

چگونگی برقراری تماس با سیستم تلفنی ویپ

برای برقراری تماس از طریق voip، ابتدا به یک سرویس تجاری تلفن ویپ مانند سیموتل نیاز دارید. شما همچنین باید به فکر یک اتصال اینترنتی با پهنای باند مناسب باشید. سپس، می توانید با استفاده از voip با هر یک از دستگاه های زیر تماس بگیرید:

• گوشی های تلفن موجود شرکت می توانند از طریق ATA (آداپتور تلفن آنالوگ) به سیستم تلفنی ویپ متصل شوند این آداپتور ها، تلفن های رومیزی شما را به IP Address مجهز می کنند. اساسا، فقط کافی است تا گوشی خود را بجای سوکت های تلفن دیواری به ATA وصل کنید.
• یک تلفن اختصاصی ویپ (IP Phone) ، مانند یک تلفن معمولی کار می کند. این گوشی ها دارای دکمه هایی هستند که انجام فرایند های ارتباطی از طریق ویپ را تسهیل می کنند. این دستگاه ها را به جای اتصال به سوکت های مخابراتی، یک پورت اترنت (Ethernet Port) بر روی روتر وصل می کنند.
• کامپیوترها به وسیله نصب یک برنامه به شما اجازه می دهند تا تماس ها را از طریق سیستم تلفنی ویپ برقرار کنید. این نوع از نرم افزارها به سافت فون (Softphone) معروف هستند. در این مورد، شما نیاز به یک کارت صدا به همراه هدست یا یک میکروفون و بلندگو دارید. اینترنت هم باید به وسیله کابل های اترنت و یا وای فای تامین شود. بیشتر شرکت های شناخته شده در زمینه ویپ برای هر دو سیستم عامل ویندوز و مک نرم افزار مورد نظر را ارائه می دهند.
• تلفن همراه نیز به کمک سافت فون ها از این سیستم مخابراتی پشتیبانی می کند. می توانید برای اتصال به اپلیکیشن ویپ از WiFi و یا Mobile Data با سرعت 4G یا بالاتر استفاده کنید. اکثر برنامه های voip بر روی تمام گوشی های هوشمند مانند دستگاه های تلفن همراه مجهز به سیستم اندروید و اپل آیفون (iOS) کار خواهند کرد.

سیموتل، بهترین و سازگار ترین سیستم تلفنی ویپ در ایران

ما در ویپ 98 با بهره گیری از متخصصین ایرانی یک سیستم بومی سازی شده به نام سیموتل را طراحی و اجرا کرده ایم که امکانات فوق العاده ای را در اختیار شما قرار می دهد.

سیموتل تمام امکانات ضروری و مورد نیاز شما را ارائه می دهد. مسیریابی تماس، تماس های صوتی نامحدود، پیامک یا SMS های نامحدود تجاری، تبدیل Voicemail به ایمیل و متن، فناوری انتقال شماره (Number Porting) ، شناسه تماس گیرنده (Caller ID) ، انتقال تماس (Call Forwarding) ، سفارشی سازی پیام تبریک، منشی خودکار، فکس آنلاین و بسیاری از موارد دیگر، تنها بخش کوچکی از خدمات ارائه شده توسط این سیستم است.

ما نرم افزار های مختلفی را برای استفاده آسان از پلتفرم طراحی شده در اختیار شما قرار می دهیم. این برنامه ها به خوبی با تلفن های هوشمند پشتیبانی کننده از سیستم عامل های اندروید و آیفون (iOS) سازگار هستند. همچنین نرم افزاری اختصاصی برای کامپیوتر و لپ تاپ هایتان طراحی شده است که به راحتی می توانید از آن بهره مند شوید.

برای مشتریان سازمانی نیز امکانات ویژه ای در نظر گرفته شده است. ما به این عزیزان امکان می دهیم تا سیستم PBX خود را از طریق فناوری SIP Trunk به یک سیستم تلفن اینترنتی تبدیل کنند. این بدان معنی است که شما می توانید با استفاده از سیستم موجود و شبکه محلی خود به راحتی تماس های مختلف را در سراسر سازمان (بین دپارتمان ها و کارکنان) ایجاد کنید.

سیموتل همچنین دارای چندین ویژگی پیشرفته ای مانند انجام چت به صورت زنده، یکپارچه سازی با نرم افزار های مدیریتی مانند CRM و توانایی تجزیه و تحلیل تماس ها و تعاملات انجام شده با همکاران و مشتریان است.

کلام آخر امیدواریم که این مقاله به شما در پاسخگویی به سوالات مربوط به راه اندازی سیستم تلفن ویپ و چگونگی کارکرد آن کمک کرده باشد. تکنولوژی voip می تواند به شما کمک کند تا با ارتقای سیستم ارتباطی خود با مشتریان و مخاطبین، رشد و شکوفایی را تجربه کنید. این سیستم امکانات بسیار زیادی را به تعاملاتتان اضافه می کند و بهره وری را افزایش می دهد.

ما در ویپ 98 تمام تلاش خود را می کنیم تا پلتفرم ارتباطی سیموتل را با جدیدترین ویژگی ها تجهیز کنیم. با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید تا با ویژگی های ویپ و نرم افزار سیموتل بیشتر آشنا شوید. ما 24 ساعته و در هفت روز هفته آماده خدمت به شما عزیزان هستیم. خرسندیم که می توانیم شما را در جهت رشد کسب و کارتان یاری کنیم.